20世纪八十年代初期，中国经济还很落后，外部信息也很闭塞，出国留学主要依靠国家公派，有幸踏入国外大学深造的学子凤毛麟角。进入21世纪以来，随着中国经济高速发展，随着全球经济一体化的不断深入，高等教育也越来越趋向国际化。据统计，近十年来，中国出国留学人数翻了两番，中国已成为世界上第一大留学输出国。

　　华中科技大学是国家教育部直属的综合性重点大学，国家“211工程”“985工程”首批重点建设高校。学校以工科和医科为特色，同时包含哲学、经济学、法学、教育学、文学、理学、管理学、艺术学等8大学科门类，每年招收本科生和研究生各近8000名。学校坚持开放式办学理念，目前已与世界上35个国家和地区的100多所大学建立了良好的校际交流关系。在高等教育国际化、国际交流与合作日益频繁的背景下，学生因个人深造、交流互换、工作需要、出国移民等原因，需要办理出国成绩证明的总人数，近年来一直保持较高的增长速度。笔者所在的档案馆，每年接待各类档案查询利用近万人次，其中出国成绩证明业务占近三成。下图为2011-2016年我馆受理出国成绩证明业务人数统计：

　　不断增加的工作量和越来越高的服务要求之间的矛盾，对我们的档案服务水平提出新的挑战，同时也对学校的综合管理能力提出新的考验。如何在信息化背景下，顺应时代潮流，改革传统服务模式，为学生提供更规范快捷的出国成绩证明服务，我们一直在努力探索。

　　一、出国成绩证明传统模式

　　（一）统一模板，保证证明的规范性

　　制定清晰的出国成绩证明办理流程，并根据全校学生不同的学历层次，按普通本科、硕士、博士、成人教育专科/本科、辅修二学位、高考成绩等分门别类制作了规范的中英文成绩和证书模板，上传至档案馆网站。这样既能保证档案馆出具证明的严肃性和统一规范性，同时也展示了学校良好的校园文化，成为世界了解学校的一个窗口。

　　（二）委托翻译和自行翻译并行

　　受理学生的出国成绩证明业务，分为两种形式：

　　（1）委托翻译：学生前来档案馆提取原始成绩后，委托档案馆进行翻译。工作人员利用成绩翻译软件逐条录入学生的姓名、学号、中文课程名称、成绩、学分等个人信息，最后生成中英文对照的成绩报表。证书翻译则根据档案馆制作的统一模板，手工逐条录入中文证书上对应的个人信息。 由于受理的稿件比较多，而翻译工作又很耗费时间，所以一般需要5个工作日才能取件。这种方式适合对时间要求不高的学生。

　　（2）自行翻译：学生前来档案馆提取原始成绩后，登录档案馆网站下载标准模板，自行完成成绩、证书的翻译，再到档案馆进行现场审核盖章。自行翻译的优势在于现场办理，学生可以节省时间和金钱。

　　（三）网上代办，提供人性化服务 

　　学生毕业离校后，专程从外地回到母校办理出国成绩证明，甚至等5天左右才能拿到所需要的证明材料，这对于大部分有需求的外地校友来说，是一件很困扰的事情。开通网上代办服务，是我们深化档案服务的人性化举措。凡不方便前来现场办理的校友，可登录档案馆网站，通过官方邮箱提交申请，由工作人员代为完成翻译盖章工作，并邮寄到学生指定的地址。

　　二、传统模式的局限性

　　传统的出国成绩翻译，主要依靠人工完成，不论是在管理模式上，还是在工作效率和服务水平上，存在一定的局限性：