如图1所示，其中，A-E档2级主要是承担行政事务助理、秘书和助教的任务，是管理人员中的最基层。具体以行政支持部（Administrative Support）这个部门为例，A为最低档，A档1级负责简单的信件分拣、整理内务，B档从事打字、复印和接线生，C档则从事档案整理、与学生面对面的事务等，D档成为部门一级秘书（或一级文员），直接管辖C及B档类人员，具有部分管理权限。E档3级-I档为高级管理层，主要为部门主任和副处长。只有E档中的高级人员（3级及以上），才有可能晋升进入F档及以上的管理层，E档2级及以下不纳入未来可以晋升的通道（大致类似于内地部分高校中的非编制项目聘用人员和文员）。 香港大学采用了职业系类（Occupational Series）来具体诠释A-J各档，归纳如表1所示。
（二）不同类型管理人员的选聘标准
在以上档次和级别的划分基础上，香港大学对于每档每级非教学类管理人员的选聘条件进行了分类设置（Band Specification），详细定位了A-J各档的分级（Sub-group）、技能水平（Skill Level）、工作性质（Work Nature）、工作灵活度（Freedom to Act）和职业的系类（Occupational Series），对应聘者是否满足以上四个方面职位的标准和要求做了非常详细地规定，如表2所示。
